PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNIT LAYANAN PENGADAAN BMKG MENUJU PROCUREMENT CENTER OF EXCELLENCE

Unit Layanan Pengadaan BMKG atau ULP BMKG merupakan unit organisasipemerintah yang bersifat Permanen Melekat pada Sub Bagian Pengadaan dan berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di BMKG (Perka BMKG No. KEP 3, 2016). Area keahlian ULP BMKG Pusat adalah pengadaan barang/jasa khusus di bidang meteorologi, klimatologi dan geofisika. Pada unit ULP BMKG Pusat jabatan Kepala ULP diduduki oleh Kepala Bagian Perlengkapan dan BMN (Project Sponsor) sementara jabatan Sekretaris ULP BMKG Pusat dijabat oleh Kepala Sub Bagian Pengadaan (Project Leader) berdasarkan Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika, Nomor: 1 Tahun 2017, tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika, Nomor: KEP. 01 Tahun 2011 tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/ Jasa Pemerintah di Lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika. Perpres Nomor 54 tahun 2010 memberi gambaran bahwa fungsi utama ULP adalah pelaksana pengadaan, mulai dari menyusun rencana pemilihan penyedia barang dan jasa sampai dengan melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk. Revisi kelima atas Perpres No 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasamenekankan bahwa ULP tidak hanya berperan sebatas pengoperasian pengadaanyang hanya bersifat transaksional.namun lebih luas lagi berperan strategis sebagaiProcurement Center of Excellence (PCoE). PCoE adalah suatu tim, fasilitas berbagi, atau entitas yang menyediakan wadah bagi pembelajaran praktik terbaik kepemimpinan, riset, dukungan, pelatihan dan penelitian di area pengadaan barang/ jasa. ULP sebagai PCoE memperkuat fungsi ULP dengan: 1. terus-menerus melakukan proses perbaikan yang berkelanjutan memastikan adanya visi dan strategi organisasi yang bertujuan mengantisipasi dan melampaui ekspektasi pelanggan; 2.mengkombinasikan praktik unggulan yang ada di dunia internasional maupun yang ada di kalangan industri untuk meraih konsistensi dan mengurangi kompleksitas yang ada pada standar-standar pengadaan; 3. membuat ULP mampu mendorong laju informasi dalam berbagai tingkatan yang ada pada rantai nilai pengadaan; mengkolaborasikan tim dengan menggunakan praktik, sistem, dan proses pengadaan unggul sebagai referensinya; serta 4. mewujudkan terciptanya pergeseran pola pikir menjadi seorang pemberi layanan yang proaktif dalam unit pengadaan. Namun demikian, proses menuju PCoE ini bukanlah hal yang sederhana. Terdapat banyak tantangan bagi ULP BMKG untuk dapat menggerakkan proses pengadaan yang baik di sepanjang rantai nilai dan mampu menciptakan proses pelelangan yang efisien dan akuntabel (‘value proposition’ sesuai analisis BMC, lampiran 1).- Selama bulan Januari — April Tahun Anggaran 2017 saja tercatat telah terjadi 60 dokumen pelelangan yang harus direvisi dan 24 pelelangan yang harus diulang. Penyebab revisi dan perulangan pelelangan ini seringkali merupakan hal-hal yang tampak sepele namun berdampak besar terhadap proses pengadaan. Identifikasi permasalahan yang muncul selama proses pelelangan TA. 2017 tercantum sebagaimana lampiran 2. Dari identifikasi permasalahan penyebab lelang ulang dan revisi TA. 2017 tersebut,dapat dirumuskan 13 (tiga belas) kondisi ideal yang dapat menjadi tujuan akhir ULP menuju proses pelelangan ULP yang efisien. Dari 13 kondisi ini didapatkan persentase kondisi eksisting dan kondisi yang diharapkan serta dapat dipetakan tingkat urgenitasnya menggunakan metode USG (Urgenitas, Seriousness, Growth) (Lampiran 3). Hasil Pemetaan Urgenitas menunjukkan bahwa permasalahan terkait hasil evaluasi dokumen pelelangan menjadi isu yang paling utama dan dengan demikian akan dikaji lebih lanjut menggunakan analisis tulang ikan (Fishbone Analysis) sebagaimana tergambar pada lampiran 4. Dengan analisis tersebut, didapatkan akar-akar permasalahan utama yang menyebabkan hasil evaluasi dokumen pelelangan ULP