PEMBANGUNAN TATA KELOLA ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERSURATAN DI STASIUN METEOROLOGI KUALANAMU DELI SERDANG

Dalam Undang undang No. 31 tahun 2009 tentang Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dalam Bab II pasal 3 bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika melindungi kepentingan dan potensi nasional dalam rangka peningkatan keamanan dan ketahanan nasional. Berdasarkan Undang - Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali. Nilai guna arsip adalah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip menurutsistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis • Dapat dijadikan bahan dokumentasiDapat menghemat waktu, tenaga dan biaya • Sebagai alat pengingat • Sebagai alat penyimpanan warkat • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Tujuan pengelolaan arsip : Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip Menghemat tempat penyimpanan arsip Menjaga kerahasiaan arsipMenjaga kelestarian arsip