PENGELOLAAN ADMINISTRASI YANG PRIMA MELALUI PEMBELAJARAN KOLABORATIF ANTARA TATA USAHA DAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN KEDEPUTIAN BIDANG METEOROLOGI

BMKG sebagai lembaga pemerintahan yang melaksanakan tugas di bidang meteorologi, klimatologi, dan geofisika, mempunyai peran yang besar dalam rangka mendukung keselamatan masyarakat serta terwujudnya keberhasilan pembangunannasional. Pelayanan BMKG meliputi penyajian data, informasi dan pelayanan jasa yanc akurat, tepat sasaran, tepat guna, cepat, lengkap, dan dapa dipertanggungjawabkan. Data dan informasi yang dikeluarkan oleh BMKG merupakan memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban yang harus dikelola dengan baik. Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Saat ini pengertian administrasi di Sub Bagian Tata Usaha Deputi BidangMeteorologi seringkali diartikan sempit, hanya berkisar pada berbagai kegiatanketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporandan kearsipan. Apabila ditinjau lebih dalam dan menyeluruh, sistem administrasi memilikiperanan yang sangat penting bagi instansi, karena dapat membantu dalam memberikandata/informasi yang diperlukan oleh pimpinan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya. Dalam proses pelaksanaan tugas ini, fungsi administrasi meliputi: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling).Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya Peny elenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di BMKG harus dilakukan dalam suatu sistem pengelolaan administrasi yang komprehensif dan terpadu. Sesuai denganPeraturan Kepala BMKG Nomor KEP.01 Tahun 2012 tentang Rincian Tugas Unit Kerja di Lingkungan Kantor Pusat BMKG, tugas pokok Sub Bagian Tata Usaha Deputi Bidang Meteorologi adalah memberikan pelayanan administrasi kepada Deputi Bidang Meteorologi. Saat ini pengertian administrasi di Sub Bagian Tata Usaha Deputi Bidang Meteorologi seringkali diartikan sempit, hanya berkisar pada berbagai kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporandan kearsipan. Apabila ditinjau lebih dalam dan menyeluruh, sistem administrasi memilikiperanan yang sangat penting bagi instansi, karena dapat membantu dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya. Dalam proses pelaksanaan tugas ini, fungsi administrasi meliputi: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling). Kondisi saat ini terkait pengelolaan administrasi 1. Pemahaman yang berbeda terkait pengelolaan administrasi antara ketataus h dan kegiatan teknis yang ada di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteoroi sehingga tidak ada kesinambungan yang komprehensif antara pengelola adminitrasi di Tata Usaha Deputi Bidang Meteorologi dengan Unit Kerja Di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteorologi. 2. Pengelolaan administrasi dilakukan hanya sebatas formalitas untuk memenuhi birokrasi, belum dilihat sebagai perangkat yang memiliki peranan pentin strategis dalam pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Koordinasi antar unit kerja belum berjalan dengan baik karena masih kurai sosialisasi mengenai mekanisme penyampaian dan penyimpanan dokumen mau format baku dokumen, sehingga setiap unit kerja mempunyai penanganan yanl berbeda (sebagian tertata dengan baik, sebagian lain masih kurang baik penataannya). Selain itu, setiap unit kerja masih berpusat pada diri sendiri (egosentris tinggi) sehingga keterkaitan dan keterikatan antara unit kerja belum terjalin dengan erat. Hal ini mengakibatkan adanya permasalahan terkait pengelolaan administrasi di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteorologi yang perlu ditata kembali agar dukungan administrasi menjadi optimal. Proyek perubahan ini bertujuan untuk mewujudkan pengelolaan administrasi seperti kondisi ideal yang dideskripsikan di bawah ini. Kondisi ideal terkait pengelolaan administrasi 1. Fungsi administrasi dapat diwujudkan dalam setiap kegiatan di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteorologi, sehingga dokumentasi dari mulai tahap perencanaan hingga monitoring suatu kegiatan dapat dikelola dengan baik,penyelenggaraan kegiatan teknis menjadi terpadu, dan kinerja Tata Usaha dan Unit Kerja Teknis terkait akan meningkat kualitasnya. 2. Terdapat alur kerja dinamis antara Tata Usaha dan Unit Kerja Teknis yang tertuang dalam prosedur baku. 3. Terwujudnya tata kelola arsip yang benar sesuai peraturan yang berlaku. 4. Terbentuknya budaya kerja kolaboratif dan harmonis antara Tata Usaha dan UnitKerja di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteorologi. 5. Terwujudnya branding Tata Usaha sebagai partner potensial yang strategis dalamsuatu organisasi Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis memilih "Pengelolaan Administrasiyang Prima Melalui Pembelajaran Kolaboratif Antara Tata Usaha dan Unit Kerja di Lingkungan Kedeputian Bidang Meteorologi" sebagai judul proyek perubahan ini.