PENGELOLAAN KESEKRETARIATAN MELALUI COMMUNITY OF PRACTICE DAN PEMANFAATAN MEDIA CLOUD STORAGE SEBAGAI SARANA PENYIMPANAN ARSIP

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 61 tahun 2008, Deputi Bidang Klimatologi, adalah unsur pelaksana sebagian tugas dan fungsi BMKG di bidang klimatologi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala. Sesuai dengan Peraturan Kepala BMKG Nomor 003 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika (BMKG, 2009) dan Peraturan Kepala BMKG Nomor 001 tahun 2012 tentang Rincian Tugas Unit Kerja di Lingkungan Kantor Pusat BMKG (BMKG, 2012), tugas pokok Sub bagian Tata Usaha Deputi Bidang Klimatologi, sebagai unit kerja di bawah Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokoler, Biro Umum dan SDM, secara struktural berada di bawah Sekretaris Utama, tapi secara operasional bekerja di lingkungan Kedeputian Bidang Klimatologi yang bertugas memberikan pelayanan administrasi dan keprotokolan kepada Deputi Bidang Klimatologi. Terkait pelayanan administrasi kepada Deputi Bidang Klimatologi, sangat dibutuhkan penataan kearsipan yang baik untuk kelancaran dan tertib administrasi di Kedeputian Bidang Klimatologi. Penataan arsip yang baik adalah mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pembuat arsip sehingga pengguna berikutnya dapat mengetahui peristiwa yang terjadi dimasa lampau melalui arsip yang ada. Pengelolaan arsip yang baik tidak terlepas dari bagaimana teknik penyimpanan arsip dan kemudahan untuk mendapatkannya ketika dibutuhkan dengan pengklasifikasian arsip sesuai standar berdasarkan klasifikasi standar ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).Penga- rsipan dan penyimpanan arsip di Kedeputian Bidang Klimatologi belum berdasarkan pengarsipan yang benar yaitu pengarsipan sesuai standar ANRI dengan pengarsipan berdasarkan pemberkasan, tapi masih memakai pola lama yaitu berdasarkan surat masuk dan surat keluar, arsip tersimpan di lemari dan kardus yang kondisinya rentan rusak dan hilang. Kondisi tersebut disebabkan karena sarana dan prasarana pengarsipan masih belum memadai. Selain itu pemahaman tentang pentingnya administrasi dan kearsipan kurang mendapat perhatian, khususnya pada unit organisasi teknis. Demi mewujudkan pengarsipan yang baik, pemanfaatkan teknologi untuk penyimpanan arsip sangat membantu untuk kemudahan akses arsip dimanapun dan kapanpun dibutuhkan. Bentuk kemajuan teknologi kearsipan di BMKGkhususnya di BMKG Pusat adalah sudah adanya aplikasi kearsipan dengan nama e_office. Akan tetapi aplikasi e_office hanya sebatas penyampaian berkas dan alur disposisi, belum mengakomodir pengarsipan yang lain. Oleh karena itu untuk mengantisipasi ketidaksempurnaan dari aplikasi yang sudah ada, salah satu media elektronik yang dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan arsip dan akses arsip secara cepat dan mudah adalah dengan media uCloud storage". Cloud storage adalah sebuah teknologi penyimpanan data digital yang memanfaatkan adanya server virtual sebagai media penyimpanan. Pemanfaatan media penyimpanan di Cloud storage diharapkan menjadi solusi dari permasalahan terkait kondisi kearsipan yang belum tertata dengan baik saat ini.