PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP MELALUI DATABASE KEARSIPAN DALAM PELAYANAN INFORMASI DI STASIUN METEOROLOGI KELAS I FRANS KAISIEPO BIAK

Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika merupakan lembaga pemerintahan non departemen yang mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Meteorologi, Klimatologi, Kualitas Udara dan Geofisika sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Dalam Undang-Undang RI Nomor 31 Tahun 2009 tentang Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika memuat asas dan tujuan, pembinaan, penyelenggaraan, pengamatan, pengelolaan data, pelayanan, kewajiban penggunaan informasi, sarana dan prasarana, perubahan iklim, kerjasama internasional, penelitian, pengembangan, rekayasa, sumber daya manusia, hak dan peran serta masyarakat, serta ketentuan pidana. Stasiun Meteorologi Frans Kaisepo Biak merupakan Stasiun Meteorologi Kelas I. Dalam Peraturan Kepala BMKG No.9 Tahun 2014. Tentang Uraian Tugas Stasiun Meteorologi. Beberapa tugas penting dalam tugas administrasi yang dilaksanakan stasiun ini meliputi :ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, rumahtangga, penyusunan program dan laporan bulanan. Kegiatan ketatausahaan belum dilaksanakan secara optimal. Hal ini disebabkan system tata kelola yang masih manual, sarana dan prasarana kurang memadai, serta jumlah dan kompetensi SDM belum memenuhi standar. Salah satu permasalahan yang dihadapi pada sub Bagian Tata Usaha Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak adalah dalam melakukan proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang masih manual yaitu menggunakan buku kemudian surat masuk dilaporkan kepada Kepala Stasiun dan diberi disposisi, setelah itu bagian persuratan mengagenndakan surat tersebut dan diteruskan sesuai tujuan disposisi dan ada juga yang diarsipkan di bagian tata usaha. Dalam penyimpanan arsip yang manual inilah yangmenyebabkan arsip menumpuk, pemborosan kertas dan membutuhkan tempat sebagai penyimpanan sehingga menyebabkan lemari arsip penuh dan jika sewaktu waktu arsip dibutuhkan pegawai* harus mencari satu persatusehingga akan mempersulit pencarian dan memakan waktu dan memperlambat pekerjaan serta menyebabkan terjadinya ketidakrapihan dalam menyimpan kembali arsip-arsip tersebut.