PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN POLA BARU MELALUI ARSIP DIGITAL DI STASIUN GEOFISIKA KELAS I WINANGUN MANADO

Dalam pelaksanaan administrasi suatu kantor baik swasta atau pemerintahpenyelenggarannya pasti memerlukan manajemen kearsipan yang bagus dan baik. Peranan arsip dalam administrasi dalam hal ini di suatu kantor pemerintahan menjadi sangat penting. Dapat dipastikan ada satu unit pada setiap kantorpemerintahan yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya akan menghasilkan suatu bentuk produk berupa surat, formulir, dan laporan. Dan produkproduk tersebut dihasilkan oleh bagian atau unit-unit lainnya yang memerlukan pengaturan dan pengelolaan. Hasil akhir dari suatu produk baik untuk suatu institusi pemerintah berupa surat, formulir dan laporan nantinya akan berhubungan dengan kearsipan. Instansi pemerintah dalam aktifitasnya akan selalu tidak akan selalu menghasilkan arsip. Pengelolaan kearsipan terus berkembang baik dalam manejemen, prosedur dan teknologinya. Perkembangan itu seiring dengan kemajuan teknologi yang mendukung tentang kearsipan sehingga dalam tujuannya pengarsipan yang baik. Penataan dan pengelolaan kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pada pasal 1 ayat 2, memberi definisi tentang arsip. Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut kamus administrasi kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005) Undang-undang Nomor 31 Tahun 2009 tentang Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, Peraturan Kepala Badan Metorologi Klimatologi dan Geofisika (Perka BMKG) Nomor 10 Tahun 2012 tentang Tata Nakah dan Kearsipan. Dalam pasal 2, Perka BMKG sebagai pedoman bagi pejabat dan pegawai dalam menyusun naskah dinas dan pengurusan surat serta kearsipan yang digunakan diseluruh satuan organisasi/unit kerja dilingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Goefisika. Bab IV Sub Bab B. Jenis arsip berdasarkan fungsi terdiri arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis terdiri dari arsip vital, arsip aktif dan inaktif. Huruf D, telah ditetapkan kode klasifikasinya sebagai pedoman penyimpanan. Unit Kerja Stasiun Geofisika Kelas I Winangun Manado /dalam menjalankantugasnya mengacu pada Peraturan Kepala Badan Meterologi, Klimatologi dan Geofisika Nomor 11 Tahun 2014 tentang. Uraian Tugas Stasiun Geofisika, pada Lampiran I, Huruf F yaitu melaksanakan tugas administrasi meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, dan penyusunan program serta laporan stasiun. Kearsipan yang merupakan bagian dari tugas administrasi mempunyai peran untuk menunjang pelaksanaan tugas utama yaitu pada pengamatan, pengelolaan data, pelayanan jasa. Fungsi kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasaan. ruang lingkup kearsipan setiap pekerjaan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti rekaman dari kegitan atau transaksi mulai darikegiatan awal, sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah menjadi informasi untuk menyesuaikan keputusan yang akan diambil. Proyek Perubahan yang dilaksanakan di Stasiun Geofisika Kelas I Winangun Manado yang merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai dengan PeraturanKepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor 15 Tahun 201tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan Stasiun Geofisika.Kedua pada pasal 45 Bab IV tentang Stasiun Geofisika terdiri atas Sub bagi Usaha, Seksi Observasi, Seksi Data dan Informasi, dan Kelompok Fungsional.