PENINGKATAN TATA KELOLA PERSURATAN DAN KEARSIPAN MELALUI APLIKASI KEARSIPAN DI STASIUN METEOROLOGI KLAS II AHMAD YANI-SEMARANG

Stasiun Meteorologi Kias II Ahmad Yani-Semarang adalah Unit bertempat di Bandara Ahmad Yani Semarang Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan peraturan Kepala BMKG Nomor 9 Tahun 2014 tentang UraianTugas Stasiun Meteorologi, salah satu tugasnya adalah penatausahaan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, penyusunan program kerja, dan laporan stasiun. Tugas ketatausahaan yang paling dominan adalah persuratan dan kearsipan. Kegiatan yan berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut: (a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.Pelaksanan Teknis Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika yang (b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dalam pemahaman sederhana arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badanbadan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Dengan kata lain arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh instansi pemerintah dan swasta. Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain: 1. Berdasarkan penyimpanannya: a. Arsip Manual adalah arsip yang disimpan dalam lembar arsip secara fisik b. Arsip Digital adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format yang telah dikonversi dalam bentuk flle 2. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. (b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran (a) sehari-hari. .